Menggelar acara, baik itu seminar bisnis berskala besar, pernikahan yang intim, atau sekadar acara kantor sederhana, membutuhkan perencanaan matang. Salah satu elemen kunci dalam mewujudkan acara sukses dan berkesan adalah susunan acara yang terstruktur dan informatif.

Susunan acara yang baik bukan hanya daftar kegiatan, melainkan peta jalan yang memandu kelancaran jalannya acara, memastikan setiap elemen terkoordinasi dengan baik, dan yang terpenting, memberikan pengalaman berharga bagi semua yang hadir.

Artikel ini akan membahas secara detail panduan lengkap membuat susunan acara dari A-Z, mulai dari menentukan tujuan hingga tips jitu untuk memastikan acara berjalan sesuai rencana.

  1. Mengapa Susunan Acara Begitu Penting?

Sebelum menyelami detail teknis, penting untuk memahami esensi dan manfaat susunan acara:

  1. Pedoman dan Referensi: Bagi penyelenggara, susunan acara adalah panduan utama untuk memastikan semua tahap terlaksana dengan baik. Bagi pembicara, pengisi acara, dan tim pendukung, ini adalah referensi penting tentang peran, waktu, dan alur acara.
  2. Koordinasi Tim: Susunan acara yang jelas memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antar tim. Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya, meminimalisir miskomunikasi dan potensi kesalahan.
  3. Kelancaran Acara: Alur acara yang terstruktur memastikan setiap sesi bertransisi dengan mulus, meminimalisir jeda yang canggung atau kebingungan di antara audiens dan peserta.
  4. Pengalaman Positif bagi Audiens: Susunan acara yang informatif membantu audiens memahami alur acara, durasi setiap sesi, dan ekspektasi yang perlu dipahami, sehingga mereka dapat menikmati acara dengan nyaman.
  1. Langkah-Langkah Membuat Susunan Acara yang Efektif
  2. Fase Perencanaan: Meletakkan Fondasi yang Kokoh
  • Tentukan Tujuan Acara: Apa tujuan utama dari acara ini? Apakah untuk meningkatkan brand awareness, merayakan momen spesial, menggalang dana, atau memberikan edukasi? Tujuan yang jelas akan memandu setiap keputusan dalam perencanaan acara, termasuk penyusunan susunan acara.
  • Identifikasi Target Audiens: Siapakah target peserta atau tamu undangan Anda? Apa minat, preferensi, dan ekspektasi mereka terhadap acara ini? Memahami audiens secara mendalam akan membantu Anda menentukan format, konten, dan alur acara yang relevan dan menarik.
  • Tetapkan Tema Acara (Opsional): Tema yang kuat memberikan benang merah yang menyatukan setiap elemen acara, menciptakan atmosfer yang kohesif, dan memudahkan proses branding. Pastikan tema relevan dengan tujuan acara, target audiens, dan brand personality Anda.
  • Tentukan Tanggal, Waktu, dan Durasi: Pilihlah tanggal dan waktu yang strategis, pertimbangkan hari libur, acara serupa yang berpotensi menjadi kompetitor, dan ketersediaan target audiens Anda.
  • Tentukan Lokasi dan Kapasitas: Pilihlah venue yang sesuai dengan tema, kapasitas, dan anggaran. Pertimbangkan aksesibilitas, fasilitas yang tersedia (sound system, layar, proyektor), dan suasana yang ingin diciptakan.
  • Tentukan Format Acara: Seminar formal? Workshop interaktif? Gala dinner? Pesta ulang tahun kasual? Format acara akan mempengaruhi alur, durasi, dan jenis kegiatan dalam susunan acara Anda.
  • Buat Anggaran Acara: Alokasikan dana untuk setiap pos pengeluaran, seperti venue, catering, dekorasi, hiburan, dan perlengkapan.
  1. Fase Penyusunan: Merangkai Acara yang Sistematis
  • Buat Kerangka Dasar: Mulailah dengan kerangka dasar yang mencakup sesi-sesi utama, seperti pembukaan, inti acara, dan penutup.
  • Rincian Setiap Sesi: Jabarkan setiap sesi utama menjadi sub-sesi yang lebih detail. Misalnya, sesi inti seminar bisa dibagi menjadi pemaparan materi, sesi tanya jawab, dan studi kasus.
  • Tentukan Durasi Setiap Sesi: Berikan alokasi waktu yang realistis untuk setiap sesi, hindari sesi yang terlalu panjang atau terlalu pendek.
  • Tentukan Penanggung Jawab: Tetapkan penanggung jawab untuk setiap sesi, baik itu pembicara, moderator, MC, atau tim teknis.
  • Tambahkan Detail Teknis: Cantumkan detail teknis yang dibutuhkan, seperti perlengkapan presentasi, pengaturan panggung, atau kebutuhan khusus lainnya.
  • Review dan Revisi: Setelah kerangka awal selesai, lakukan review dan revisi secara menyeluruh. Pastikan alur acara logis, durasi realistis, dan semua elemen penting telah tercakup.
  1. Format Standar Susunan Acara

Walaupun format susunan acara bisa sangat fleksibel tergantung jenis acaranya, berikut ini format standar yang bisa dijadikan acuan:

  1. Bagian Kepala:
  • Logo dan Nama Acara: Letakkan logo dan nama acara di bagian atas untuk memperkuat branding.
  • Tema Acara (Opsional): Jika ada, cantumkan tema acara di bawah judul untuk memberikan gambaran umum tentang isi acara.
  • Hari, Tanggal, dan Waktu: Cantumkan informasi waktu pelaksanaan dengan jelas dan mudah dipahami.
  • Lokasi: Cantumkan nama tempat dan alamat lengkap.
  1. Bagian Isi:
  • Susunan Acara: Gunakan format tabel untuk menampilkan urutan sesi, waktu mulai dan selesai, nama sesi, penanggung jawab, dan detail teknis (jika ada).
  • Keterangan: Berikan penjelasan singkat atau catatan tambahan di bagian bawah tabel jika diperlukan.
  1. Bagian Kaki:
  • Kontak Panitia: Cantumkan kontak panitia yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut.
  • Informasi Tambahan: Anda bisa menambahkan informasi tambahan yang relevan, seperti denah lokasi, dress code, atau hashtag media sosial.
  1. Contoh Struktur Susunan Acara:

Berikut adalah contoh struktur susunan acara untuk seminar bisnis:

SEMINAR NASIONAL: Strategi Bisnis di Era Digital

Sabtu, 29 Juli 2023 | 08.00 – 16.00 WIB
[Nama Hotel], Jl. [Alamat Lengkap]

Waktu Sesi Penanggung Jawab Keterangan
08.00 – 08.30 Registrasi Peserta Panitia
08.30 – 08.45 Pembukaan MC Sambutan, pembacaan doa
08.45 – 09.00 Sambutan Ketua Panitia [Nama]
09.00 – 09.15 Sambutan [Pejabat/Tamu Kehormatan] [Nama]
09.15 – 10.15 Sesi 1: [Nama Topik] [Nama Pembicara] Presentasi, tanya jawab
10.15 – 10.45 Coffee Break Panitia
10.45 – 11.45 Sesi 2: [Nama Topik] [Nama Pembicara] Presentasi, tanya jawab
11.45 – 12.45 Ishoma
12.45 – 13.45 Makan Siang & Networking Panitia
13.45 – 14.45 Sesi 3: [Nama Topik] [Nama Pembicara] Presentasi, tanya jawab
14.45 – 15.45 Sesi Panel: Diskusi & Tanya Jawab Moderator & Pembicara
15.45 – 16.00 Penutupan, Pembagian Sertifikat MC

Keterangan:

  • Peserta diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai.
  • Dress code: Business Casual
  1. Tips Tambahan untuk Menyusun Susunan Acara yang Sukses:
  • Pertimbangkan Faktor X: Sediakan buffer waktu untuk mengantisipasi kejadian tak terduga, seperti keterlambatan pembicara atau kendala teknis.
  • Libatkan MC: Peran MC sangat krusial dalam memandu jalannya acara, menjaga suasana tetap hidup, dan menjembatani transisi antar sesi.
  • Sediakan Waktu Istirahat: Sesi coffee break atau networking penting untuk memberi kesempatan peserta beristirahat, bersosialisasi, dan menyerap informasi.
  • Konfirmasi Ulang: Lakukan konfirmasi ulang kepada semua pihak yang terlibat, seperti pembicara, moderator, tim dokumentasi, dan venue, beberapa hari sebelum acara.
  • Gunakan Aplikasi atau Software: Manfaatkan aplikasi atau software perencanaan acara untuk membantu Anda menyusun susunan acara, mengatur jadwal, dan mengelola tugas.

Kesimpulan:

Susunan acara yang terstruktur dan informatif adalah fondasi penting untuk mewujudkan acara yang sukses dan berkesan. Dengan mengikuti panduan lengkap ini, Anda dapat menyusun susunan acara yang efektif, memastikan kelancaran jalannya acara, dan memberikan pengalaman positif bagi semua yang hadir. Ingatlah untuk selalu fleksibel dan siap beradaptasi dengan perubahan yang mungkin terjadi.

Leave A Comment

Recommended Posts