Acara resmi, seperti peresmian gedung, kunjungan pejabat, atau seremoni penghargaan, menuntut protokoler dan etiket yang ketat. Kesalahan kecil dalam susunan acara bisa berdampak besar pada kelancaran, wibawa, dan kesuksesan acara itu sendiri.
Jangan panik! Artikel ini akan memandu Anda memahami seluk-beluk susunan acara resmi & protokoler, lengkap dengan contoh konkret yang bisa langsung diaplikasikan. Hindari kesalahan fatal dan pastikan acara Anda berjalan lancar, berwibawa, dan berkesan positif!
A. Memahami Esensi Acara Resmi & Protokoler
Acara resmi dan protokoler memiliki ciri khas:
-
Formalitas Tinggi: Menggunakan bahasa baku, tata krama, dan dress code yang formal.
-
Struktur Tetap: Mengikuti alur acara yang baku dan hierarki kepentingan yang ditetapkan.
-
Simbol & Atribut: Menggunakan simbol-simbol kenegaraan, lambang instansi, atau atribut lainnya sesuai jenis acara.
-
Ketepatan Waktu: Ketepatan waktu sangat diutamakan sebagai bentuk penghormatan kepada tamu VIP dan seluruh hadirin.
B. Faktor Penting dalam Menyusun Acara Resmi & Protokoler
-
Jenis Acara: Peresmian, kunjungan pejabat, seremoni penghargaan, dll., menentukan alur dan detail acara yang berbeda.
-
Tamu VIP: Identifikasi tamu VIP (pejabat, tokoh masyarakat, dll.) untuk menentukan urutan protokoler yang tepat.
-
Budaya & Tradisi: Pertimbangkan nilai-nilai budaya dan tradisi lokal dalam menyusun acara, terutama jika melibatkan tamu asing.
-
Tujuan Acara: Pastikan susunan acara mendukung tujuan utama, baik itu seremonial, informatif, maupun persuasif.
C. Struktur Umum Susunan Acara Resmi & Protokoler
Walaupun fleksibel tergantung jenis acaranya, berikut struktur umum yang bisa dijadikan acuan:
1. Pra-Acara:
-
Persiapan & Gladiresik: Pastikan semua aspek teknis, logistik, dan personel siap jauh hari sebelum hari H.
-
Penerimaan Tamu: Siapkan tim protokoler untuk menyambut dan mengarahkan tamu sesuai dengan rundown kedatangan.
2. Acara Utama:
-
Pembukaan: Menyanyikan lagu kebangsaan (jika ada), pembacaan doa, dan sambutan singkat oleh MC.
-
Laporan Ketua Panitia: Menyampaikan laporan singkat tentang pelaksanaan dan tujuan acara.
-
Sambutan-Sambutan: Urutan sambutan mengikuti hierarki kepentingan, dimulai dari pejabat tertinggi.
-
Acara Inti: Pelaksanaan kegiatan inti, misalnya peresmian gedung (pengguntingan pita, penandatanganan prasasti), pemberian penghargaan, atau pidato kebijakan.
-
Doa Penutup (Opsional): Menutup acara inti dengan doa bersama (disesuaikan dengan keyakinan dan kepercayaan).
3. Pasca-Acara:
-
Ramah Tamah & Foto Bersama: Sesi informal untuk para tamu VIP dan undangan terhormat untuk bersantap, berbincang, dan mengabadikan momen.
-
Pengarahan Keluar Tamu: Tim protokoler mengarahkan keberangkatan tamu VIP dan undangan lainnya secara tertib.
D. Contoh Susunan Acara Resmi:
Peresmian Gedung Kantor Baru PT Maju Jaya
Rabu, 20 Desember 2023 | 09.00 – 12.00 WIB
[Alamat Lengkap Gedung Baru]
Waktu | Kegiatan | Penanggung Jawab | Keterangan |
08.30 – 09.00 | Penerimaan & Registrasi Tamu | Tim Protokoler | Welcome drink, buku tamu, dan pengarahan tempat duduk |
09.00 – 09.15 | Pembukaan | MC | Menyanyikan lagu Indonesia Raya, pembacaan doa |
09.15 – 09.30 | Laporan Ketua Panitia | [Nama] | |
09.30 – 09.45 | Sambutan Direktur Utama PT Maju Jaya | [Nama] | |
09.45 – 10.00 | Sambutan Pejabat Pemerintah (Jika ada) | [Nama] | |
10.00 – 10.15 | Pembacaan Doa Syukuran | [Nama] | |
10.15 – 10.30 | Prosesi Pengguntingan Pita | Tamu VIP | Didampingi Direktur Utama dan pejabat terkait |
10.30 – 10.45 | Penandatanganan Prasasti | Tamu VIP | |
10.45 – 11.00 | Peninjauan Gedung Baru | Tamu VIP | Didampingi pimpinan perusahaan |
11.00 – 12.00 | Ramah Tamah & Foto Bersama |
E. Tips Menghindari Kesalahan Fatal
-
Pahami Hirarki Kepentingan: Pastikan urutan sambutan, tempat duduk, dan protokoler lainnya sesuai dengan jabatan dan kedudukan.
-
Gunakan Bahasa yang Tepat: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sesuai EYD, dan hindari bahasa slang atau tidak formal.
-
Perhatikan Dress Code: Sampaikan dress code yang tepat kepada seluruh undangan (biasanya batik atau pakaian formal lainnya).
-
Siapkan Master of Ceremony (MC) yang Berpengalaman: MC berperan penting dalam memandu jalannya acara dengan lancar, sopan, dan profesional.
-
Lakukan Gladiresik Menyeluruh: Latihan bersama sebelum hari H sangat krusial untuk memastikan kelancaran dan menghindari kesalahan teknis maupun non-teknis.
Kesimpulan:
Menyusun acara resmi dan protokoler memang menantang, tetapi bukan berarti rumit. Dengan memahami etiket, struktur, dan tips yang tepat, Anda dapat mewujudkan acara yang berjalan lancar, berwibawa, dan meninggalkan kesan positif bagi semua yang hadir. Ingat, kesuksesan acara adalah cerminan dari persiapan yang matang dan pelaksanaan yang profesional.